Co je to průvodní list a kde ho najdu?

Průvodní list se používá, pokud je potřeba zajistit podpis rektora, prorektora či kvestora. Existují 3 typy průvodních listů. 1) Průvodní list projektu se používá před podáním projektu, generuje se z databáze OBD-GAP. 2) Průvodní list smlouvy se používá u dokumentů, u nichž je potřeba kontrola Odboru právního 3) Průvodní list dokumentu se používá v případech nevyžadujících kontrolu Odboru právního.

Průvodní listy jsou ke stažení na alfrescu. PDF verze je určená pro elektronický podpis.

UPOZORNĚNÍ: Elektronické a fyzické podpisy se nesmí v rámci jednoho dokumentu kombinovat.     

Jak postupovat v případě, že je na ZČU možné podat omezený počet projektů v jedné výzvě?

V tomto případě kontaktujte příslušnou administrátorku na Projektovém centru, která Vám poskytne další informace k postupu.  

Jakým způsobem stanovím režijní náklady v návrhu projektu? Co je to Flat Rate a Full Cost?

Režijní náklady v projektu je nutno stanovit dle podmínek poskytovatele. Nejčastěji se jedná o % podíl z uznatelných přímých nákladů projektu.
Na ZČU je nutné provést výpočet režie dle metodiky Full Cost pro jednotlivá pracoviště (jedná se o pracoviště na kterém je projekt řešen).

V případě nejasností se obraťe na příslušnou administrátorku Projektového centra.

Full cost - metodika uplatňování úplných nepřímých nákladů
Flat rate - metoda tzv. pevné nebo paušální sazby. Je jednodušší, ale neumožňuje vykazovat skutečné náklady.

Kde najdu dokumenty, které potřebuji doložit k projektu - např. jmenování rektora, potvrzení o vedení účtu, bezdlužnost, atd.?

Všechny potřebné dokumenty jsou uloženy na SITE Projektového centra/Dokumenty ke stažení.

Kde najdu informace k prokázání vlastnické struktury žadatele/příjemce/partnera a osob jednajících jeho jménem?

Dokument je uložen na SITE Projektového centra/Dokumenty ke stažení.

Kdy musím projekt zadat do GAPu? Co je schvalovací proces v GAP?

Každý podávaný projekt na ZČU musí být evidovaný v databázi OBD-GaP. Údaje k zamýšlenému projektu zadejte do GaPu co nejdříve před termínem odeslání poskytovateli. Ve chvíli, kdy se projekt podává, musí být ve stavu "schválený fakultou". Tzn., že prošel celým schvalovacím procesem. Schvalování probíhá elektronicky podle nastaveného work-flow (v souladu s personálním zařazením osoby zakládající projekt). Projekt nejprve schvaluje nadřízený a následně děkan či ředitel útvaru. 

Pomůže mi někdo se systémy, do kterých se žádost vkládá - např. FTOP, e-Dotace, ISTA, ISKP?

Se systémy, do kterých se vkládají žádosti o dotaci, Vám pomůže příslušná administrátorka Projektového centra, která je vždy uvedena u zveřejněné výzvy.

Potřebuji podpis statutárního zástupce na návrhu projektu?

Vždy záleží na podmínkách konkrétního poskytovatele/programu. V případě nejasností kontaktujte příslušnou administrátorku Projektového centra.

Za jak dlouho rektor podepíše dokumenty potřebné k návrhu projektu?

Zpravidla do 3 dnů od dodání dokumentu. 

Jak/čím doložím informace k výši/výpočtu FKSP, sociálního fondu a zákonného pojištění mezd?

Informace o výši FKSP (v případě ZČU sociálního fondu) je uvedena v rozhodnutí rektora Rozpočtová pravidla (vždy pro konkrétní rok). Zákonné pojištění z mezd je upraveno ve vyhlášce Ministerstva financí č. 125/1993 Sb. Dle této vyhlášky je školství (OKEČ - kód činnosti 80) zařazen do sazby zákonného pojištění 4,2 promile z vyměřovacího základu pro sociální pojištění.

Jaký je postup založení zakázky projektu?

Kontaktujte administrátorku Projektového centra. Jsou-li již na ZČU k dispozici dokumenty prokazující, že projekt bude financován, lze vše jednoduše vyřešit emailem. Pokud dokumenty k dispozici nejsou, lze na základě speciální žádosti/formuláře založit zakázku i před přijetím smlouvy/rozhodnutí. 

Mohu přesouvat finance v rámci položek rozpočtu?

Každá prováděná změna či přesun finančních prostředků v rámci položek rozpočtu musí respektovat podmínky pro realizaci projektu dané výzvou a právním aktem. Obecně platí, že prováděné změny nesmí vést ke změně účelu dotace, musí respektovat limity stanové výzvou (např. procentuální omezení některé z položek rozpočtu).

V případě jakýchkoliv nejasností kontaktujte příslušnou administrátorku Projektového centra.

Jak se zachovat při ohlášení kontroly/auditu?

Spojit se s administrátorkou Projektového centra a o avizované kontrole/auditu ji informovat. Následně s Vámi bude spolupracovat na přípravě požadovaných podkladů ke kontrole.  

Co mám dělat, pokud potřebuji změnit údaje o projektu v OBD-GaP?

V případě, že se projekt v OBD-GAP nachází ve stavu SCHVÁLENÝ FAKULTOU, PODANÝ či PŘIJATÝ, je nutné kontaktovat příslušnou administrátorku Projektového centra. V případě, že je projekt ve stavu ROZPRACOVANÝ nebo SCHVÁLENÝ PRACOVIŠTĚM, může údaje změnit editor či řešitel projektu.

Co mám dělat, pokud došlo ke změně v rámci založené zakázky v projektu?

Kontaktujte příslušnou administrátorku Projektového centra a požádejte ji o provedení změny na zakázce. 

Jak se řeší spoluúčasti v projektech? Existuje metodika na ZČU?

Ekonomický odbor ZČU vydal "Metodiku ke spolufinancování v projektech". Dle této metodiky je třeba postupovat již při založení zakázky (kvůli nastavení přípustných zdrojů spoluúčastí). Pokud má pracoviště povinnost hradit spoluúčast v projektu, musí mít zajištěný dostatek těchto zdrojů. U investičních výdajů je třeba spoluúčast proúčtovávat již přímo na prvotním daňovém dokladu (žádance, objednávce, faktuře atp.).

Jak postupovat, když nevyčerpám všechny finance a budu je vracet poskytovateli?

O této skutečnosti je nutné informovat administrátorku Projektového centra a domluvit se s ní na přesném postupu. Každý poskytovatel určuje zcela přesně zásady pro vrácení nevyčerpané dotace např. Všeobecnými podmínkami nebo jinými metodickými materiály. V tomto případě je nutné využít formulář Žádost o vrácení hotovosti. 

Co dělat s dokumenty po skončení projektu?

Veškerá dokumentace k projektům, která není založena na odborných útvarech, se archivuje v papírové podobě ve spisovně ZČU.

Na koho se mohu na PC obrátit?

Kontakty na zaměstnankyně a zaměstnance Projektového centra včetně jejich působnosti jsou uvedeny na záložce "Oddělení PC". Vedení PC je uvedeno pod záložkou "Kontakt". Případně Váš dotaz můžete zaslat na email: pczcu@rek.zcu.cz

Jak získám vlastní elektronický podpis?

Návod na instalaci podpisu naleznete stránkách uživatelské podpory Certifikáty TCS-P pro vnitřní oběh dokumentů.

Návod na použití je uveden rovněž na stránkách uživatelské podpory Elektronické podpisy v Acrobat Readeru - TCS-P.

Jak se dozvím o vyhlášené projektové výzvě? Kde najdu informace k programům/výzvám?

Zaměstnanci Projektového centra dotační příležitosti kontrolují/hlídají a zveřejňují je na Intranetu pod štítkem "Projekty" a na facebookových stránkách.

Pořádá PC nějaké semináře, akce?

Pořádá, pozvánky jsou zveřejňovány na Intranetu ZČU "Projekty", Facebooku PC a na info.zcu.

Na koho se mohu obrátit s projektovým záměrem? Kdo mi poradí vhodnou výzvu?

S projektovým záměrem Vám pomůže konkrétní administrátorka Projektového centra.
Pokud máte záměr a nevíte do kterého dotačního titulu (výzvy) se zapojit, je možné obrátit se na vedoucí oddělení, případně svůj požadavek zaslat na email: pczcu@rek.zcu.cz

Je možné se na ZČU zapojit do interních soutěží?

Ano, interní soutěže ZČU jsou pravidelně vyhlašovány a uveřejňování  na stránkách Výzkumu a vývoje (SGS, SVK) nebo na stránkách Projektového centra (PRVA, GRAS). 

Jak jsou stanovovány interní termíny pro odevzdání návrhů projektů?

Administrátorka Projektového centra postupuje dle Směrnice  rektora č. 21R/2013 Správa projektů. Zde je v čl. 3 odst. 3 mj. uvedeno, že návrh projektu řešitel/spoluřešitel předkládá v dostatečném časovém předstihu před termínem podání stanoveným poskytovatelem, minimálně však 7 pracovních dnů před tímto datem. Na toto datum je pak navázán i interní termín pro odevzdání návrhů projektu.

Jak dlouho trvá kontrola smlouvy na OPR?

Dle směrnice Postup při uzavírání smluv č. 20R/2012 má Odbor právní na kontrolu 5 pracovních dnů od obdržení návrhu smlouvy.

Na Intranetu ZČU se mi nezobrazují příspěvky Projektového centra, na koho se mohu obrátit?

Můžete se obrátit na Mgr. Lucii Benešovou, která Vám s nastavením pomůže.