Návod k obsluze aplikace

• Návod pro uživatele je standardně dostupný na stránkách technické podpory CIV

 

Důležité informace

• Dovolenou/nepřítomnost vždy předem schvaluje nadřízený zaměstnance/zaměstnankyně, případně je možné požádat o její storno. Více ve výše zmíněném návodu k obsluze.
• O dovolenou je možné požádat nejpozději v tom kalendářním měsíci, ve kterém chce zaměstnanec/zaměstnankyně dovolenou čerpat, NELZE ŽÁDAT ZPĚTNĚ.
  • Příklad - o dovolenou na červenec příslušného roku je možné žádat s předstihem, např. v červnu, ale nejpozději však 31. 7.
• Stejně jako u agendy cestovních příkazů si mohou zaměstnanci/zaměstnankyně nastavit své Asistenty, kteří pak mohou agendu v aplikaci eDovolenky za ně administrovat.
• Pokud již zaměstnanci/zaměstnankyně doručili do mzdové účtárny žádosti o dovolenou např. na letní prázdniny 2023 na papírové žádance, není nutné duplikovat pro shodný termín žádost o dovolenou elektronicky.

Doporučujeme všem zaměstnancům a zaměstnankyním pečlivé pročtení i Nejčastějších dotazů, které naleznete pod tímto článkem.

Podpora:

• Technické dotazy na funkčnost aplikace směřujte na operator@service.zcu.cz.
• Dotazy k výpočtu, nárokům na dovolenou, apod. směřujte na oddělení mzdová účtárna.

Nejčastější dotazy

1. Co mám dělat, když potřebuji dovolenou od pondělí do pátku a každý den chci čerpat jenom půlsměny? A mohu někde zadat kdy během pracovního dne si ony půlsměny vyberu?

• V takovém případě (potřebujete půldenní dovolenou pro období delší než 2 dny celkem) vyplníte samostatné žádanky o dovolenou vždy po dvou dnech a zatrhnete „První den jen půlden“ a „Poslední den jen půlden“. Nebo si na každý takový půlden vytvoříte samostatnou žádanku.
• Formulář neobsahuje časový údaj pro vymezení půlsměny, tuto informaci napište do pole Poznámka pro schvalovatele (textové pole).

2. Mohu si zadat žádost s předstihem? 

• Ano, žádanku si můžete zadat s rozumným předstihem, ale už ji po předání ke schválení nemůžete upravovat. Pro změnu termínu žádosti o nepřítomnost je třeba původní žádost stornovat a poté zadat dovolenku novou.

3. Mám více pracovních poměrů a dovolenou si chci vzít jen na jednom. Jak to udělám?

• V žádance má každý pracovní poměr vlastní oddíl (světlemodrý obdélník s číslem pracovního poměru). Stačí, když u pracovních poměrů, kde danou dovolenou nechcete čerpat, odstraníte zatržítko v políčku „Požádat“.

4. Co znamenají jednotlivé hodnoty dovolené v oddíle pracovního poměru v aplikaci eDovolenky?

• Dovolená se počítá i vybírá v hodinách.
• Oddíl obsahuje Nárok, Čerpáno, Žádosti, Zůstatek a Akt. žádanka. Nárok je předpočítaný nárok celoroční dovolené. Pokud se v průběhu roku změní výše úvazku, nárok na dovolenou je též přepočítán. Čerpáno jsou již vybrané (vyplacené) hodiny řádné dovolené aktuálního roku. Hodnota Žádosti udává součet hodin z vytvořených žádanek, jež ještě nejsou vyplacené. Zůstatek jsou hodiny, o které je ještě možno požádat. žádanka zobrazuje počet hodin, o které žádáte v aktuální žádance.

5. Mohu v aplikaci eDovolenky zadat žádanku na dovolenou, která proběhla v minulém měsíci a která nebyla do aplikace zadaná?

• Nemůžete. Zpětně lze zadat dovolenku jen ve stávajícím měsíci a zároveň je nutné vyplnit textové pole pro zaznamenání ústního schválení. Pro řešení takového opomenutí je třeba se obrátit na mzdovou účetní.

6. Mám schválenou dovolenou, ale z důvodu mimořádné události (nemoc, OČR, pracovní cesta, aj.) nemohu na dovolenou nastoupit, co s tím?

• Pokud je to možné, požádejte o storno takové dovolené. Pokud to vzhledem k mimořádným okolnostem možné není, individuálně s Vámi vše vyřeší Vaše mzdová účetní.

7. Chci čerpat dovolenou v průběhu pracovní cesty, jak mám postupovat?

• Takovou situaci je nutno řešit předem. Nejprve je nutné zadat si žádost o dovolenou a počkat na její schválení, teprve poté je nutné vyplnit cestovní příkaz s přerušením pracovní cesty (po dobu čerpání dovolené). Systém hlásí, že v době žádosti o pracovní cestu čerpáte dovolenou, ale je možné i přesto cestovní příkaz zadat. Vše také doporučujeme předem osobně konzultovat se svým nadřízeným.

8. Aplikace mi nedovolí vytvořit žádost o dovolenou, přestože na výplatním lístku jí mám dostatek.

• Na výplatním lístku se zobrazuje pouze nárok ponížený o proplacenou dovolenou. V tomto případě máte zřejmě zadáno již více žádanek, které dosud nebyly proplaceny, ale systém už s nimi počítá. Pokud požádáte o storno některé z budoucích žádanek, kapacita dovolené se Vám uvolní.
• Schválené žádanky již obsahují hromadnou dovolenou dle rozhodnutí rektora č. 1R/2023, a Nárok uvedený v eDovolenky je o tuto žádost již ponížen (narozdíl od výplatního lístku).

9. Jak si vyberu zbytkovou dovolenou za daný kalendářní rok, která je menší než směna či půlsměna?

• O zbytkovou dovolenou (počet hodin, který nedosahuje půlsměnu či směnu) lze požádat v rámci poslední žádosti o dovolenou za příslušný kalendářní rok, kterou se dočerpají veškeré zůstatky dovolené.
• O zbytek menší než celá směna, ale větší než půlsměna, si požádáte zadáním termínu dovolenky na celý den. Systém započítá pouze skutečný nárok v hodinách a zbytek směny/půlsměny bude započítán jako odpracovaný.
• Stejně tomu bude, pokud je zbytek nároku menší než půlsměna, jen s rozdílem, že bude zatrženo „První den jen ½ směny“ či „Poslední den jen ½ směny“. 
• Příklad: Mám 8-mi hodinový úvazek a zbytek je 18 hodin, tedy 2 směny a 2 hodiny. Do aplikace nastavím termín na 3 dny, ale u prvního či u druhého data zatrhnu požadavek na půlden. Do poznámky pro schvalovatele upřesním, ve kterém čase si půlsměnu vyberu.

10. Na koho se mám obrátit, když v aplikaci nesouhlasí některé mé údaje nebo nerozumím některým hodnotám? A kam se mám obrátit, když aplikace nefunguje nebo její chování neodpovídá návodům?

• Pro vysvětlení hodnot a pro vyjasnění případných nesrovnalostí ve výpočtu dovolené se obraťte na mzdovou účtárnu.
• Pro nahlášení závady či chybného chování aplikace se obraťte na HelpDesk (operator@service.zcu.cz).